Der Schutz und die Geheimhaltung personenbezogener Daten ist integraler Bestandteil der Architektur jedes Hinweisgebersystems.
Dieser Dienst ist danach ausgelegt, die Verarbeitung personenbezogener Daten über den Hinweisgeber und Metadaten, die im Zuge der Datenverarbeitung anfallen und dem Hinweisgeber zuordenbar sein könnten, zu vermeiden. IP-Adressen und Metadaten aus der Nutzung des Systems durch den Hinweisgeber werden daher, sofern technisch nicht zwingend erforderlich, nicht protokolliert und auch nicht weiter verarbeitet. Dieser Dienst verwendet auch keine Tracking-Technologien oder Third-Party Cookies.
Dieser Dienst setzt unter anderem Secure Socket Layer (SSL) Technologie - die Industrienorm zur Verschlüsselung im Internet - ein, um die Sicherheit der von Hinweisgebern zur Verfügung gestellten Daten zu gewährleisten. Diese Internetverschlüsselungsnorm verschlüsselt Daten während der Übertragung vom Computer des Hinweisgebers zum Server des Dienstes.
Hinweisgeber, die anonym bleiben möchten, können die technische Sicherheit weiter erhöhen, indem sie auch folgende Hinweise beachten:
- Keine Offenlegung personenbezogener Daten (zB den eigener Namen, Verhältnis zu Beschuldigten) oder sonstiger Angaben in der Meldung, die Rückschlüsse auf die Identität zulassen;
- Keine Nutzung des Dienstes aus firmen- oder behördeneigenen Netzwerken oder sonstigen Netzwerke, die die Internetnutzung protokollieren.
Hinweis zum Datenschutz
Über „iWhistle“ können Mitarbeiter, Kunden oder Geschäftspartner der ANDRITZ Gruppe sowohl Verstöße gegen Compliance-Bestimmungen melden. Meldungen können via folgender Meldewege abgegeben werden:
- Insiderhandel
- Bestechung/Korruption/Interessenskonflikt
- Wettbewerbsbeschränkende Verhaltensweisen - Marktmissbrauch
- Exportkontrolle
- Personalbezogene Themen bei Verstößen gegen Gesetze, insbesondere Diskriminierung, Belästigung, Mobbing
- Verletzung von Datenschutzvorschriften
- Einkaufsrelevante Tatbestände
- Betrug, Bilanzfälschung, Untreue, Geldwäsche, Verletzung von Geschäfts- und Betriebsgeheimnissen
- Sonstige schwerwiegende Rechtsverletzungen
Ein Austausch von Informationen zwischen den Abteilungen findet nur statt, wenn dies zur Bearbeitung eines konkreten Falles ausnahmsweise erforderlich wäre.
Die Infrastruktur des Systems einschließlich Webseiten und Datenbank wird vom Dienstleister iComply GmbH, mit Sitz in 55116 Mainz, Große Langgasse 1A betrieben. Die iComply GmbH ist vertraglich zu strikter Vertraulichkeit und zur Einhaltung sämtlicher datenschutzrechtlicher Anforderungen verpflichtet.
Welche personenbezogenen Daten und Informationen werden erhoben und verarbeitet?
Bei der Meldung von Verstößen über „iWhistle" werden personenbezogene Daten:
- desjenigen, der eine Meldung abgibt (z.B. Name, Kontaktdaten) (optional/freiwillig!) und
- der von einem Vorfall betroffenen Personen (z.B. Beschreibung der Handlungen betroffener Personen)
die in das jeweilige Meldeformular eingetragen oder über das geschützte Postfach übermittelt werden, erhoben und verarbeitet. Die Daten werden von der zuständigen Abteilung verarbeitet, um die gemeldeten Vorfälle zu prüfen, Untersuchungen einzuleiten, durchzuführen und soweit erforderlich Abhilfemaßnahmen zu treffen.
Im Rahmen der Prüfungen, Untersuchungen und zu treffenden Abhilfemaßnahmen kann es erforderlich sein, Informationen zu einem gemeldeten Vorfall an Mitarbeiter anderer Abteilungen wie der Rechtsabteilung oder an das Management der Muster GmbH, anderer Muster Unternehmen, an externe Berater (z.B. juristische Berater) oder an die zuständigen Behörden zu übermitteln. Auch sind wir unter Umständen verpflichtet, einen gemeldeten Vorfall den zuständigen Behörden und den betroffenen Personen zu melden.
Wie lange werden die personenbezogenen Daten gespeichert?
Die von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten und Informationen werden so lange aufbewahrt, wie deren Kenntnis für die Bearbeitung der Meldung und gegebenenfalls für die Einleitung von Sanktionen erforderlich ist oder die Daten von Gesetzes wegen aufbewahrt werden müssen. Sollte sich eine Meldung als unbegründet erweisen, wird die Meldung mitsamt darin enthaltener personenbezogener Daten unverzüglich gelöscht.