Tietosuoja

TIETOSUOJA

Henkilötietojen suojaaminen ja luottamuksellisuus on olennainen osa jokaisen ilmoituskanavan rakennetta.

Tämä palvelu on suunniteltu siten, että vältetään henkilötietojen mahdollinen käsittely ilmoituskanavan ja metatietojen kautta, mikä voisi johtaa ilmoittajan henkilöllisyyden jäljittämiseen tietojenkäsittelyn aikana. Ilmoituksen tekijän IP-osoitteita ja metatietoja ei näin ollen tallenneta eikä käsitellä, jos se ei ole teknisesti pakollista. Tässä palvelussa ei käytetä seurantatekniikoita tai kolmannen osapuolen evästeitä.

Tässä palvelussa käytetään muun muassa SSL-tekniikkaa (Secure Socket Layer), joka on internetin salausstandardi, ilmoittajien toimittamien tietojen turvallisuuden varmistamiseksi. Tämä internetin salausstandardi salaa tiedot siirron aikana ilmiantajan tietokoneelta palvelun palvelimelle.

Ilmiantajat, jotka haluavat pysyä nimettöminä, voivat lisätä teknistä turvallisuutta entisestään merkitsemällä seuraavat tiedot:

- Älä paljasta viestissä henkilökohtaisia tietoja (esim. oma nimi, suhde syytettyyn) tai mitään sellaista tietoa, joka voisi johtaa henkilöllisyyden päättelyyn;

- älä käytä palvelua yrityksen tai viranomaisten omistamista verkoista tai muista verkoista, jotka voivat valvoa internetin käyttöä.

Tietosuojaa koskeva huomio

ANDRITZ-konsernin työntekijät, asiakkaat tai liikekumppanit voivat ilmoittaa sääntöjen noudattamista koskevien määräysten rikkomisesta ”iWhistlen” kautta. Ilmoitukset voidaan tehdä seuraavien ilmoituskanavien kautta:

- Sisäpiirikauppa

- Lahjonta, korruptio, eturistiriidat.

- Kilpailunvastainen toiminta, markkinoiden väärinkäyttö

- Vientivalvonta

- Henkilöstöön liittyvät lainvastaiset aiheet, erityisesti syrjintä, häirintä ja kiusaaminen.

- Tietosuojasäännösten rikkominen

- Hankintojen kannalta merkitykselliset seikat

- Petokset, kirjanpitopetokset, luottamuksen rikkominen, rahanpesu, liikesalaisuuksien ja liikesalaisuuksien väärinkäyttö.

- Muut vakavat rikokset

EU:n ilmoittajansuojadirektiivin asiaankuuluvien säännösten rikkominen:

- Julkiset hankinnat

- Rahoituspalvelut, -tuotteet ja -markkinat sekä rahanpesun ja terrorismin rahoituksen estäminen.

- Tuoteturvallisuus ja vaatimustenmukaisuus

- Liikenneturvallisuus

- Ympäristönsuojelu, säteilysuojelu ja ydinturvallisuus

- Elintarvike- ja rehuturvallisuus, eläinten terveys ja hyvinvointi

- Kansanterveys

- Kuluttajansuoja

- Yksityisyyden ja henkilötietojen suojaaminen; verkko- ja tietojärjestelmien turvallisuus.

- Euroopan unionin taloudellisiin etuihin liittyvät asiat

- EU:n/kansalliset tukisäännöt

- Kilpailu/antitrust-säännöt

- Yhtiöiden ja henkilöyhtiöiden veropolitiikka

- Sellaisten toimintaperiaatteiden rikkomukset, jotka kuuluvat sen maan, jossa ANDRITZ-konserniin kuuluvan yrityksen kotipaikka on ja jonka toiminnassa ilmoituksen kohteena olevat rikkomukset ovat tapahtuneet, kansallisen täytäntöönpanolain aineelliseen soveltamisalaan.

Tietoja vaihdetaan osastojen välillä vain, jos se on poikkeuksellisesti tarpeen yksittäisen tapauksen käsittelemiseksi.

Järjestelmää, mukaan lukien verkkosivustot ja tietokanta, ylläpitää palveluntarjoaja iComply GmbH, joka sijaitsee osoitteessa 55116 Mainz, Große Langgasse 1A. iComply GmbH on sopimuksella sitoutunut noudattamaan tiukkaa luottamuksellisuutta ja kaikkia tietosuojavaatimuksia.

Itse järjestelmää ylläpitää ANDRITZ AG, Statteggerstrasse 18, 8045 Graz, Itävalta. ANDRITZ AG on näin ollen henkilötietojen rekisterinpitäjä.

Mitä henkilötietoja ja tietoja kerätään ja käsitellään?

Kun rikkomuksista ilmoitetaan ”iWhistlen” kautta, henkilötietoja 

- Ilmoituksen tekevän henkilön henkilötiedot (esim. nimi, yhteystiedot) (vapaaehtoinen/valinnainen!) ja

- henkilöistä, joihin tapaus vaikuttaa (esim. kuvaus asianomaisten henkilöiden toimista).

käsitellään asianomaisella ilmoituslomakkeella tai henkilötiedot kerätään ja lähetetään suojatun postilaatikon kautta. Vastuullinen yksikkö käsittelee tietoja, jotta se voi tarkastella ilmoitettuja tapauksia, käynnistää ja suorittaa tutkimuksia ja ryhtyä tarvittaessa korjaaviin toimenpiteisiin.

Tarkastelujen, tutkimusten ja korjaavien toimenpiteiden yhteydessä voi olla tarpeen jakaa tietoja ilmoitetusta tapauksesta muiden osastojen, kuten lakiosaston, työntekijöiden tai Group’in johdon, muiden Group’in -yhtiöiden, ulkopuolisten konsulttien (esim. oikeudellisten neuvonantajien) tai toimivaltaisten viranomaisten kanssa. Meitä saatetaan myös vaatia raportoimaan ilmoitetusta tapauksesta asianomaisille viranomaisille ja asianomaisille henkilöille.

Ilmoituksen käsittely ja siirto ANDRITZin sisällä

Saatuaan ilmoituksesi Compliance-osasto tarkistaa, onko perusteellinen tutkinta tarpeen. Tutkinnan voivat suorittaa sisäiset tai ulkoiset tutkinta-asiantuntijat. Käyttämiämme ulkopuolisia asiantuntijoita sitovat sopimukselliset tai lakisääteiset salassapitovelvoitteet, joiden mukaan heidän on pidettävä antamasi tiedot luottamuksellisina.

Raporttisi sisällöstä riippuen ANDRITZin jatkokäsittelystä vastaavat osastot saavat ilmoittamasi tiedot. Näitä ovat ensisijaisesti Compliance-osaston vastuulliset työntekijät. Lisäksi asiasta ilmoitetaan ANDRITZin vastuulliselle johdolle, jonka tehtävänä on myös korjata raportin käsittelyn aikana havaitut puutteet. Myös tilintarkastusosasto, lakiosasto ja henkilöstöosasto osallistuvat usein compliance-raporttien käsittelyyn. Jos raporttisi koskee tytäryhtiötä, asiasta ilmoitetaan näiden yhtiöiden vastuullisille osastoille.

Jos raporttisi sisältö ei liity mihinkään alussa lueteltuihin compliance-aiheisiin, välitämme raporttisi ANDRITZin vastuulliselle osastolle, jos pidämme sitä tarpeellisena ja asianmukaisena. Henkilöstöasioissa tämä voi olla esimerkiksi asiasta vastaava henkilöstöosasto.

ANDRITZ voi myös käyttää ulkopuolisia asiantuntijoita, kuten lakimiehiä, tilintarkastajia tai rikosteknisiä asiantuntijoita, jotka tutkivat ilmoituksesi ANDRITZin puolesta. Jos et halua, että luovutamme henkilötietojasi, erityisesti nimeäsi, ANDRITZin compliance-osaston ulkopuolisille henkilöille (paitsi jos se on tarpeen ANDRITZin oikeutettujen etujen suojaamiseksi), ilmoita siitä meille.Haluamme huomauttaa, että emme silloin välttämättä pysty käsittelemään tietojasi kattavasti.

Viranomaisten pääsy tietoihin

ANDRITZ voi myös olla laillisesti velvollinen antamaan tietoja säännösten noudattamisen rikkomuksista tiettyjen valtion virastojen, erityisesti valtion tutkintaviranomaisten tai tuomioistuinten käyttöön. Emme voi pidättää antamiasi tietoja, jos tietojen luovutusvelvollisuuksia tai takavarikkoja ilmenee.

Joissakin tapauksissa ANDRITZ ei ole velvollinen luovuttamaan henkilötietoja viranomaisille, mutta sillä on laillinen oikeus tehdä niin vapaaehtoisesti. Jos et halua, että luovutamme vapaaehtoisesti henkilötietojasi, erityisesti nimeäsi, viranomaisille (paitsi jos se on välttämätöntä ANDRITZin oikeutettujen etujen suojaamiseksi), ilmoita siitä meille. Haluamme huomauttaa, että emme silloin välttämättä pysty käsittelemään tietojasi kattavasti.

Välittäminen muihin maihin

Jos olet antanut ilmoituksessasi henkilötietoja, ne voidaan siirtää muihin EU-maihin tai EU:n ulkopuolisiin maihin, joissa henkilötietojen luottamuksellista käsittelyä ei ole taattu lailla samassa määrin kuin Saksassa. Tämä koskee erityisesti maita, jotka EU:n säädösten mukaan katsotaan maiksi, joissa ei ole riittävää tietosuojan tasoa. ANDRITZin sisällä riittävä tietosuojan taso taataan kuitenkin myös Saksan ulkopuolisissa maissa sitovilla konsernin sisäisillä tietosuojaa koskevilla ohjeilla.

Jos et halua, että luovutamme henkilötietojasi, erityisesti nimeäsi, Saksan ulkopuolisiin maihin (ellei se ole välttämätöntä ANDRITZin oikeutettujen etujen suojaamiseksi), ilmoita siitä meille. Haluamme huomauttaa, että emme silloin välttämättä pysty käsittelemään tietojasi kattavasti.

Tiedottaminen asianomaisille henkilöille

Lainsäädäntö edellyttää usein, että henkilöille, joille on ilmoitettu merkkejä sääntöjen noudattamisen laiminlyönnistä, tiedotetaan ja heitä kuullaan. Tutkinnan aikana näille henkilöille annetaan mahdollisuus kommentoida raporttia.

Ilmoita meille, jos et halua tulla mainituksi ilmoittajana. Haluamme huomauttaa, että asianomaisella henkilöllä voi olla laillisia oikeuksia tietoihin, jotka saattavat velvoittaa meidät paljastamaan nimesi. Myös valtion virastoilla voi olla vastaavat oikeudet tietoihin tai takavarikkoon, jotka paljastavat nimesi. Näin voi olla erityisesti silloin, jos rekisteröity väittää, että häntä vastaan annetut tiedot ovat tietoisesti tai huolimattomuudesta vääriä, ja tekee rikosilmoituksen.

Henkilötietojen säilyttäminen

Antamiasi henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen ilmoituksen selvittämiseksi ja sen käsittelyn loppuun saattamiseksi, mukaan lukien havaittujen puutteiden korjaaminen ja siihen liittyvien oikeudenkäyntien hoitaminen. Henkilötietojasi säilytetään myös sen jälkeen, jos laki edellyttää tai sallii sen lakisääteisten, sääntelyyn perustuvien tai sopimukseen perustuvien säilyttämisvelvoitteiden vuoksi. Henkilötietosi poistetaan heti, kun laki niin vaatii.

Oikeutesi

Sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaan sinulla on seuraavat oikeudet

- pyytää vahvistusta siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja, ja saada tietoja käsittelemistämme henkilötiedoista,

- pyytää virheellisten henkilötietojen oikaisemista,

- pyytää käsittelemiemme henkilötietojen poistamista.

- pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista.

- pyytää meille aktiivisesti antamiesi henkilötietojen siirtoa,

- vastustaa henkilötietojen käsittelyä erityiseen tilanteeseesi liittyvistä syistä.

Tietosuojaorganisaatiomme tarjoaa tukea kaikissa tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä. Tietosuojaorganisaatiollemme voi myös tehdä valituksia ja vedota tässä tietosuojaselosteessa mainittuihin oikeuksiin. Tietosuojaorganisaatioomme voi ottaa yhteyttä osoitteessa dataprotection@andritz.com. Tietosuojaorganisaatiomme pyrkii aina käsittelemään ja korjaamaan tiedustelusi ja valituksesi. Sen lisäksi, että voit ottaa yhteyttä tietosuojaorganisaatioon, sinulla on myös mahdollisuus ottaa milloin tahansa yhteyttä toimivaltaiseen tietosuojaa valvovaan viranomaiseen.

Jos et halua, että ANDRITZ kerää, käsittelee ja käyttää henkilötietojasi kuvatulla tavalla, voit tehdä ilmoituksen nimettömänä. Henkilötietojesi antaminen on vapaaehtoista, samoin kuin ilmoituskanavan käyttö. Olisimme kuitenkin kiitollisia, jos voisit ilmoittaa meille nimesi. Monet tutkimukset voidaan käsitellä nopeammin ja tehokkaammin, jos ilmoittajan nimi on tiedossa, sillä ilmoitusta käsittelevä henkilö voi ottaa suoraan yhteyttä ilmoittajaan.

Käyttämällä tätä ilmoituskanavaa hyväksyt, että henkilötietojasi kerätään, käsitellään ja käytetään edellä kuvatulla tavalla.

ANDRITZ AG, Konsernin Corporate Compliance -tiimi